Se leste os nossos últimos artigos sobre o Zoom, já sabes como o instalar e como usar as suas ferramentas. Para finalizar este "minicurso" de como ter reuniões online, falta apenas abordar as boas práticas num Zoom meeting. As reuniões online não são iguais às presenciais e, especialmente se forem de trabalho, há certos comportamentos que deves ter para que decorram sem sobressaltos. Existem mais distrações e é fácil perder o foco. Embora possa ser divertida a cena do cão ou do filho de um dos participantes da conferência entrar na sala, pode ser inoportuna e cortar uma linha de pensamento. Lê com atenção as boas práticas durante uma reunião zoom:

1 - Preparação

Antes de iniciar a reunião, confirma se os teus equipamentos tecnológicos têm bateria, se a tua conexão à internet está estável e se os teus periféricos funcionam (microfone e câmera). Deves fazê-lo previamente para que os teus colegas não estejam à espera que resolvas esses problemas durante a conferência.

2 - Escolher o local ideal

Como falado anteriormente, ter pessoas a entrar e a sair da sala onde estás a reunir pode criar distrações. Encontra uma divisão da tua casa onde possas instalar-te durante o tempo da reunião. Deve ser um sítio calmo, silencioso e com boa iluminação.

3 - Microfone sem som

Esta é das práticas mais importantes em videoconferências. Se não é a tua vez de falar, tira o som do teu microfone. Ninguém gosta de ouvir aquele burburinho de fundo causado pelo som ligado durante as reuniões.

4 - Ligar a câmera

Não há nada pior do que falar para quadradinhos pretos com nomes. Liga a câmera e deixa o orador saber que estás interessado em ouvir a reunião. Este simples passo vai dinamizar a videoconferência e criar mais envolvimento com a “plateia”.

5 - Fundo Virtual e aparência

Já sabemos por experiência que é mais difícil manter o foco numa reunião online do que presencial. Para reduzir ao máximo as distrações deves colocar um fundo virtual neutro para que os restantes participantes não se distraiam a olhar para a decoração da tua casa. Por fim, não te esqueças de estar apresentável - apesar de ser uma videoconferência, as pessoas conseguem-te ver!

O zoom veio para ficar - as grandes empresas já estão a adotar o regime de trabalho semi-presencial ou até mesmo 100% remoto pós-pandemia Covid19. Esta mudança de paradigma requer que as pessoas dominem as tecnologias para que o trabalho seja o mais produtivo possível. Com as dicas que demos nos três últimos artigos tens tudo o que precisas para dominar as reuniões online. Bom trabalho!