As vídeoconferências vieram para ficar. O que fazer?

Em Março de 2021 Portugal completou um ano de pandemia. Muita coisa mudou nas nossas vidas, sendo uma das mudanças mais evidentes o distanciamento social e suas consequências. Uma delas foi a migração para as plataformas de videoconferência como alternativa às reuniões e aulas presenciais. Se fores como a maioria dos profissionais ou estudantes, é provável que passes a grande parte dos dias de trabalho no Zoom (ou Google Meet, MS Teams, Webex, ou outra plataforma deste tipo). E mesmo quando se der o regresso aos escritórios e aulas presenciais, todos os estudos apontam para a manutenção de muitas das práticas adoptadas neste período, tais como as reuniões online e trabalho remoto. Portanto, quando a vida voltar ao normal continuarás a estar muito tempo em reuniões de vídeo.

Como esta mudança foi tão repentina, não houve tempo para formação sobre como aproveitar ao máximo as videoconferências. Mas ainda não é tarde! Deixamos algumas dicas para passares ao próximo nível das reuniões online!

 1 - Encontra o espaço certo

Se costumas fazer videoconferências a partir de qualquer espaço da casa, está na altura de criar um local que sabes que podes sempre usar para isso e prepará-lo. Escolhe uma zona confortável, com boa iluminação e acústica e com alguma privacidade. Certifica-te de que o teu portátil está posicionado de modo a ficares a olhar directamente para a câmara.

2 - Arranja o kit.

Estes são os equipamentos que te vão ajudar a tirar o maior proveito das reuniões ou aulas online, sem teres de fazer um grande investimento:

• Ecrã verde - permite utilizar uma imagem convincente para o seu fundo e mudá-la sempre que achares apropriado. Quando simplesmente usas um fundo virtual sem ecrã verde, o corpo da pessoa começa a misturar-se com o que está atrás de si e isso distrai o próprio e os restantes participantes da reunião.
• Microfone - interferência e mau áudio são dos elementos mais incómodos das reuniões online. Torna a tua voz nítida e reduz o ruído ambiente com uns auriculares ou um microfone externo
• Iluminação - esta variável tem o poder de melhorar bastante ou de destruir a tua aparência. Em alguns casos, este pode nem ser um fator importante, mas se se tratar de uma reunião séria ou uma entrevista de emprego, por exemplo, terá bastante influência. Umas luzes LED, a um preço acessível, irão fazer toda a diferença.
• Ligação por cabo - o Wifi, mesmo nas partes mais bem servidas do país e do mundo, nem sempre é fiável e as comunicações por vídeo chamada requerem muita largura de banda. Para garantir que a tua câmara não congela quando estás a fazer uma apresentação, o melhor é arranjar um cabo para ligar o computador diretamente ao router.

3 - Prepara-te.

No escritório, não era necessário grande preparação para uma reunião, bastava sair da secretária e ir até à sala de reuniões. Em casa, o caso muda de figura. Existem alguns cuidados que se deve ter:

• Mantém o teu computador, telemóvel, auscultadores e luzes prontos a usar. Antes de ires dormir, deixa tudo a carregar para não teres surpresas desagradáveis nos momentos em que precisas deles.
• As interrupções constantes são irritantes e diminuem a tua produtividade e profissionalismo. Para evitá-las, desliga toques, alarmes e notificações em todos os teus dispositivos. Coloca um sinal de não perturbar na porta da divisão onde estás a trabalhar. Certifica-te que não agendaste entregas durante o horário das reuniões mais importantes

Alguns gostam mais do que outros. Mas as videoconferências estão aqui para ficar, independentemente de regressarmos fisicamente ao escritório ou às aulas. Ao adotares estas práticas, vais melhorar a tua performance e destacares-te no teu local de trabalho online!