Outils pour travailler à domicile

Quand nous devons travailler de chez nous, nous nous heurtons souvent à un problème : étant loin du bureau et de la plupart des outils professionnels que nous y avons à disposition, comment travailler de manière efficace ? Et comment maintenir le contact de manière efficace et même sociale avec nos collègues ?

Eh bien, c'est ce que nous voulons partager aujourd'hui !

Il existe de plus en plus d'outils disponibles pour le travail à distance, depuis chez soi ou de n'importe où !

On va aller vers eux ?

Réunions

Lorsqu'on est en environnement de travail à distance, il est toujours nécessaire de maintenir le travail d'équipe, prendre décisions, à partager idées, faire brainstormings et même socialiser!

Il existe un ensemble de excellents outils, beaucoup d'entre elles gratuites, qui peuvent être très utiles. 

Au-delà de Skype, que nous connaissons tous, il existe deux outils qui sont très intéressants pour faire des réunions à distance et qui sont gratuits dans une version simple : Zoom et Whereby.

LE Zoom permet gratuitement jusqu'à 100 participants mais limite la durée des réunions à 40 minutes. Si nous voulons plus de temps, nous devons commencer une nouvelle réunion ou acheter la version payante. Mais n'est-ce pas une excellente façon de garder les réunions efficaces ?

LE Par lequel c'est aussi un outil spectaculaire. Il fonctionne comme si c'était une salle de réunion, où nous pouvons donner à notre salle le nom que nous voulons. Ensuite, il suffit d'envoyer le lien à ceux qui vont se joindre à nous et de commencer notre réunion. On peut même fermer la porte et ceux qui veulent entrer devront frapper.

Les deux outils permettent audio, vidéo et partage d'écran.

Encore au sujet des réunions, l'un des plus grands problèmes de ceux qui travaillent à domicile est le bruit de fond. A Krisp.ai c'est un outil qui utilise l'intelligence artificielle pour éliminer le bruit de fond d'un appel effectué sur l'ordinateur ou le téléphone. 

Le plus intéressant, c'est que cela permet d'éliminer notre bruit de fond mais aussi le bruit de fond de ceux qui nous appellent !

Dans le cas de l'ordinateur, Krisp il y a une version gratuite qui permet de faire un certain temps gratuit, donc tu peux l'utiliser pour cette réunion où tu veux garder le silence !

Si tu souhaites enregistrer ton écran avec une présentation vidéo sans avoir à faire la réunion proprement dite, alors Drift Video est une excellente option !

Discussion d'équipe

Pour le chat, nous sommes tous très habitués à utiliser Whatsapp et nous pouvons utiliser une version pour ordinateur en web.whatsapp.com.

Mais nous avons deux problèmes : d'abord, avec tous les groupes et amis, nous ne cessons de recevoir des messages. Si nous mettons WhatsApp devant nous, il ne sera pas facile de travailler ! D'autre part, que se passe-t-il si nous restons sans batterie sur le téléphone ? Ou si nous voulons tout simplement l'éteindre pour mieux travailler ? Voilà WhatsApp et notre outil de travail qui s'en vont.

Une excellente alternative est le Mou. Avec cet outil, nous pouvons créer une liste de personnes avec qui nous travaillons et créer des groupes fermés et ouverts qui nous permettent de communiquer de manière sélective. Nous pouvons activer des notifications pour un groupe ou un département spécifique, mais pas pour un projet spécifique dont nous souhaitons simplement être informés.

O Slack est gratuit dans sa version de base et offre d'excellentes fonctionnalités.

Travailler avec des documents

Pour faire des textes, des feuilles de calcul et des présentations, la plupart d'entre nous est habituée à MS Office - Excel, Word et Powerpoint. Le problème est que souvent nous n'avons pas la licence installée sur l'ordinateur et nous ne pouvons pas les utiliser.

Comme alternative, nous pouvons toujours utiliser les outils de Google Docs. 

L'avantage, en plus d'être gratuits, est qu'ils sont toujours enregistrés dans la dernière version et donc nous ne risquons pas de perdre notre travail.

De plus, nous pouvons travailler en collaboration avec quelqu'un - une ou plusieurs personnes en même temps, ce qui, en cas d'impossibilité de vouloir travailler avec plus d'une personne sur le même document sans possibilité d'être dans la même salle, est excellent !

Il y a deux outils supplémentaires que nous pouvons mettre en avant :

O LanguageTool, qui est un correcteur qui, en plus de l'orthographe, aide également à la grammaire et le DeepL pour ceux qui veulent faire une traduction et ne sont pas près de cette personne au bureau qui nous aide toujours dans ces choses.

Sauvegarde et partage de fichiers

Pour assurer le backup de tes fichiers de travail et même le partage avec tes collègues, nous te suggérons deux outils qui te permettent d'éviter les clés USB et les disques externes et qui sont gratuits jusqu'à une certaine capacité.

LE Dropbox et le Google Drive. Vous pouvez créer un compte sur Dropbox gratuit ou ce qui te donne accès à 2 Go de stockage gratuit et une synchronisation en temps réel avec ton ordinateur.

O Google Drive est disponible pour ceux qui ont un compte gmail et est également gratuit et offre par défaut 15 Go d'espace de stockage permettant également la synchronisation avec l'ordinateur.

Bloc-notes

Pour enregistrer les notes, nous avons plusieurs alternatives.

LE Evernote, qui permet de prendre des notes, de copier des pages de sites et même d'enregistrer des documents de tout format peut être une solution. 

LE Evernote c'est excellent pour faire numériser des documents avec ton téléphone, qui sont automatiquement enregistrés sur ton téléphone.

Une autre solution très similaire est le Poche, particulièrement utile pour enregistrer des liens de sites.

Une solution également assez simple à utiliser pour ceux qui ont un compte Google et qui fonctionne presque comme un PostIT de la taille que l'on souhaite, est le Google Keep. Tu peux écrire des notes de différentes couleurs, de manière très simple et rapide.

Toutes ces outils fonctionnent dans le nuage et donc tu ne perds pas tes notes en cas de perte de l'ordinateur ou du téléphone.

Gestion du temps

Gérer son temps peut être l'un des plus grands défis pour ceux qui travaillent à domicile ou à distance.

La première et la plus simple suggestion que nous avons est Google Tasks. Cela fonctionne comme une liste de tâches très simple toujours associée à l'agenda de ton compte Google. 

Si tu veux un outil plus complet qui permet de gérer le travail en équipes, le Asana cela peut être une excellente solution, permettant d'avoir des projets, des équipes, etc.

LE Trello il fonctionne sur le concept kanban et a une énorme flexibilité. Il est organisé par colonnes où l'on place des post-it virtuels. C'est excellent pour organiser visuellement nos idées et nos tâches.

LE flux de travail et le Maître de l'esprit ce sont deux outils qui permettent de penser selon une logique d'arbre.

LE flux de travail c'est extrêmement simple à utiliser et fonctionne par puces : c'est excellent pour lister des idées, faire des listes d'activités et même résumer des réunions. 

LE Maître de l'esprit c'est plus visuel et permet de faire une espèce de brainstorming d'idées, même si c'est avec nous-mêmes.

Enfin, si tu veux organiser ton travail et les pauses avec la méthode pomodoro (typiquement 25 minutes de travail et 5 minutes de pause), il existe plusieurs outils pour cela. 

Par exemple, le Focus Pomodoro cela te permettra de définir combien de temps tu veux travailler et à quelle fréquence tu veux faire une pause. C'est génial pour rester concentré !

Bien, nous espérons que vous en profiterez ! Et si vous avez besoin de plus d'outils, faites-le nous savoir.

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