Outils pour travailler à domicile

Lorsque nous devons travailler de chez nous, nous sommes souvent confrontés à un problème : étant loin du bureau et de la plupart des outils professionnels que nous y avons à disposition, comment travailler efficacement ? Et comment maintenir le contact de manière efficace et même sociale avec nos collègues ?

Bon État, c'est ce que nous voulons partager aujourd'hui !

Il existe de plus en plus d'outils disponibles pour le travail à distance, depuis la maison ou n'importe quel autre endroit !

On va aller vers eux ?

Réunions

Lorsqu'on travaille en télétravail, il est toujours nécessaire de maintenir le travail d'équipe, prendre décisions, à partager idées, faire brainstormings et même socialiser!

Il existe un ensemble de excellents outils, beaucoup d'entre elles gratuites, qui peuvent être très utiles. 

En plus de Skype, que nous connaissons tous, il existe deux outils très intéressants pour faire des réunions à distance et qui sont gratuits dans une version simple : Zoom et Whereby.

LE Zoom permet gratuitement jusqu'à 100 participants mais la durée des réunions est limitée à 40 minutes. Si nous voulons plus de temps, nous devons commencer une nouvelle réunion ou acheter la version payante. Mais n'est-ce pas une excellente façon de garder les réunions efficaces ?

LE Par lequel est également un outil spectaculaire. Il fonctionne comme une salle de réunion, dans laquelle nous pouvons donner à notre salle le nom que nous voulons. Ensuite, il suffit d'envoyer le lien à ceux qui vont nous rejoindre et de commencer notre réunion. On peut même fermer la porte et ceux qui veulent entrer devront frapper.

Les deux outils permettent audio, vidéo et partage d'écran.

Encore à propos des réunions, l'un des plus grands problèmes de ceux qui travaillent à domicile est le bruit de fond. Le Krisp.ai est un outil qui utilise l'intelligence artificielle pour éliminer le bruit de fond d'un appel passé sur l'ordinateur ou le téléphone. 

Le plus intéressant, c'est que cela permet d'éliminer notre bruit de fond mais aussi le bruit de fond de la personne qui nous appelle !

Dans le cas de l'ordinateur, Krisp a une version gratuite qui permet de faire un peu de temps gratuit, donc tu peux l'utiliser pour cette réunion où tu veux rester silencieux !

Si tu souhaites enregistrer ton écran avec une présentation vidéo sans avoir à faire la réunion proprement dite, alors Drift Video est une excellente option !

Discussion d'équipe

Pour le chat, nous sommes tous très habitués à utiliser Whatsapp et nous pouvons utiliser une version pour ordinateur sur web.whatsapp.com.

Mais nous avons deux problèmes : d'abord, avec tous les groupes et amis, nous ne cessons de recevoir des messages. Si nous mettons WhatsApp devant nous, il ne sera pas facile de travailler ! D'autre part, que se passe-t-il si nous tombons en panne de batterie sur le téléphone ? Ou si nous voulons tout simplement l'éteindre pour mieux travailler ? Adieu WhatsApp et notre outil de travail.

Une excellente alternative est le Mou. Avec cet outil, nous pouvons créer une liste de personnes avec qui nous travaillons et créer des groupes fermés et ouverts qui nous permettent de communiquer de manière ciblée. Nous pouvons activer les notifications pour un groupe ou un département donné, mais pas pour un projet spécifique dont nous souhaitons simplement être informés.

Le Slack est gratuit dans sa version de base et offre d'excellentes fonctionnalités.

Travailler avec des documents

Pour créer des textes, des feuilles de calcul et des présentations, la plupart d'entre nous sont habitués à MS Office - Excel, Word et PowerPoint. Le problème est que souvent nous n'avons pas la licence installée sur l'ordinateur et nous ne pouvons pas les utiliser.

Comme alternative, nous pouvons toujours utiliser les outils de Google Docs. 

L'avantage, en plus d'être gratuits, est que la dernière version est toujours enregistrée et donc nous ne risquons pas de perdre notre travail.

De plus, nous pouvons travailler en collaboration avec quelqu'un - une ou plusieurs personnes en même temps, ce qui, lorsqu'il est impossible de vouloir travailler avec plus d'une personne sur le même document sans pouvoir être dans la même pièce, est excellent !

Il y a deux autres outils supplémentaires que nous pouvons mettre en avant :

Le LanguageTool, qui est un correcteur qui, en plus de l'orthographe, aide aussi à la grammaire et le DeepL pour ceux qui veulent faire une traduction et ne sont pas près de cette personne au bureau qui nous aide toujours dans ces choses.

Sauvegarde et partage de fichiers

Pour assurer la sauvegarde de tes fichiers de travail et même le partage avec tes collègues, nous te suggérons deux outils qui te permettent d'éviter les clés USB et les disques externes et qui sont gratuits jusqu'à une certaine capacité.

LE Dropbox et le Google Drive. Tu peux créer un compte sur Dropbox gratuite ce qui te donne accès à 2 Go de stockage gratuit et une synchronisation en temps réel avec ton ordinateur.

Le Google Drive est disponible pour ceux qui ont un compte gmail et est également gratuit et offre à la base 15 Go d'espace de stockage permettant aussi la synchronisation avec l'ordinateur.

Bloc-notes

Pour enregistrer les notes, nous avons plusieurs alternatives.

LE Evernote, qui permet de prendre des notes, copier des pages de sites et même de enregistrer des documents de n'importe quel format peut être une solution. 

LE Evernote est excellent pour scanner des documents avec ton téléphone, qui sont automatiquement enregistrés sur ton téléphone.

Une autre solution très similaire est le Poche, particulièrement utile pour enregistrer des liens de sites.

Une solution également très simple à utiliser pour ceux qui ont un compte Google et qui fonctionne presque comme un PostIT de la taille souhaitée, c'est le Google Keep. Tu peux écrire des notes de plusieurs couleurs, de manière très simple et rapide.

Tous ces outils fonctionnent dans le cloud et c'est pourquoi tu ne perds pas tes notes en cas de perte de l'ordinateur ou du téléphone.

Gestion du temps

Gérer le temps peut être l'un des plus grands défis pour ceux qui travaillent à domicile ou à distance.

La première et la plus simple suggestion que nous avons est Google Tasks. Cela fonctionne comme une liste de tâches très simple toujours associée à l'agenda de ton compte Google. 

Si tu veux un outil plus complet qui permet de gérer le travail en équipe, le Asana peut être une excellente solution, permettant d'avoir des projets, des équipes, etc.

LE Trello fonctionne selon le concept kanban et offre une grande flexibilité. Il est organisé en colonnes où l'on place des post-it virtuels. Il est excellent pour organiser visuellement nos idées et tâches.

LE flux de travail et le Maître de l'esprit ce sont deux outils qui permettent de penser selon une logique d'arbre.

LE flux de travail est extrêmement simple à utiliser et fonctionne par points clés : il est excellent pour lister des idées, faire des listes de tâches et même des résumés de réunions. 

LE Maître de l'esprit c'est plus visuel et permet de faire une espèce de brainstorming d'idées, même si c'est avec nous-mêmes.

Enfin, si tu veux organiser ton travail et tes pauses avec la méthode pomodoro (typiquement 25 minutes de travail et 5 minutes de pause), il existe plusieurs outils pour cela. 

Par exemple, le Focus Pomodoro va te permettre de définir combien de temps tu veux travailler et à quelle fréquence tu veux faire une pause. C'est excellent pour rester concentré !

Bon État, nous espérons que vous en profiterez ! Et si vous avez besoin de plus d'outils, faites-le savoir que

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