Si tu as lu nos derniers articles sur Zoom, tu sais déjà comment l'installer et comment utiliser ses outils. Pour terminer ce "mini-cours" sur la tenue de réunions en ligne, il ne reste plus qu'à aborder les bonnes pratiques lors d'une réunion Zoom. Les réunions en ligne ne sont pas comme les réunions en présentiel et, surtout si elles sont professionnelles, il y a certains comportements à adopter pour qu'elles se déroulent sans accroc. Il y a plus de distractions et il est facile de perdre le focus. Bien que la scène du chien ou de l'enfant de l'un des participants à la conférence entrant dans la salle puisse être amusante, elle peut être inopportune et interrompre une ligne de pensée. Lis attentivement les bonnes pratiques pendant une réunion Zoom :

1 - Préparation

Avant de commencer la réunion, vérifie si tes équipements technologiques ont de la batterie, si ta connexion internet est stable et si tes périphériques fonctionnent (microphone et caméra). Tu dois le faire à l'avance pour que tes collègues n'aient pas à attendre que tu résolves ces problèmes pendant la conférence.

2 - Choisir l'emplacement idéal

Comme mentionné précédemment, avoir des personnes qui entrent et sortent de la pièce où tu tiens ta réunion peut créer des distractions. Trouve une pièce dans ta maison où tu peux t'installer pendant la durée de la réunion. Cela doit être un endroit calme, silencieux et bien éclairé.

3 - Microphone sans son

C'est l'une des pratiques les plus importantes en visioconférences. Si ce n'est pas ton tour de parler, coupe le son de ton micro. Personne n'aime entendre ce brouhaha de fond causé par le micro allumé pendant les réunions.

4 - Connexion de la caméra

Il n'y a rien de pire que de parler à des carrés noirs avec des noms. Allume la caméra et laisse le locuteur savoir que tu es intéressé à écouter la réunion. Cette simple étape va dynamiser la vidéoconférence et créer plus d'engagement avec le « public ».

5 - Fond virtuel et apparence

Nous savons par expérience qu'il est plus difficile de rester concentré lors d'une réunion en ligne que lors d'une réunion en présentiel. Pour réduire au maximum les distractions, tu dois mettre un fond virtuel neutre afin que les autres participants ne soient pas distraits en regardant la décoration de ta maison. Enfin, n'oublie pas d'être présentable - même s'il s'agit d'une vidéoconférence, les gens peuvent te voir !

Le zoom est là pour rester - les grandes entreprises adoptent déjà le régime de travail semi-présentiel voire même 100 % à distance après la pandémie de Covid19. Ce changement de paradigme exige que les gens maîtrisent les technologies afin que le travail soit le plus productif possible. Avec les conseils que nous avons donnés dans les trois derniers articles, tu as tout ce qu'il te faut pour maîtriser les réunions en ligne. Bon État travail !