Les vidéoconférences sont là pour rester. Que faire ?

En mars 2021, le Portugal a célébré un an de pandémie. Beaucoup de choses ont changé dans nos vies, l'une des changements les plus évidents étant la distanciation sociale et ses conséquences. L'une d'elles a été la migration vers les plateformes de vidéoconférence comme alternative aux réunions et cours en présentiel. Si tu es comme la plupart des professionnels ou des étudiants, il est probable que tu passes la plus grande partie de tes journées de travail sur Zoom (ou Google Meet, MS Teams, Webex, ou une autre plateforme de ce type). Et même lorsque le retour aux bureaux et aux cours en présentiel se fera, toutes les études montrent que de nombreuses pratiques adoptées durant cette période seront maintenues, telles que les réunions en ligne et le travail à distance. Donc, lorsque la vie reviendra à la normale, tu continueras à passer beaucoup de temps en réunions vidéo.

Comme ce changement a été si soudain, il n'y a pas eu de temps pour une formation sur la façon de tirer le meilleur parti des vidéoconférences. Mais il n'est pas trop tard ! Voici quelques conseils pour passer au niveau supérieur des réunions en ligne !

 1 - Trouve le bon espace

Si tu as l'habitude de faire des vidéoconférences depuis n'importe quel endroit de la maison, il est temps de créer un espace que tu sais pouvoir toujours utiliser pour cela et de le préparer. Choisis une zone confortable, avec une bonne lumière et acoustique et avec un peu d'intimité. Assure-toi que ton ordinateur portable est positionné de manière à ce que tu regardes directement vers la caméra.

2 - Fixez le kit.

Voici les équipements qui vont t'aider à tirer le meilleur parti des réunions ou des cours en ligne, sans avoir à faire un grand investissement :

• Écran vert - permet d'utiliser une image convaincante comme fond et de la changer chaque fois que vous le jugez approprié. Lorsque vous utilisez simplement un fond virtuel sans écran vert, le corps de la personne commence à se mélanger avec ce qui se trouve derrière elle, ce qui distrait elle-même et les autres participants de la réunion.
• Microphone - l'interférence et le mauvais son sont parmi les éléments les plus gênants des réunions en ligne. Rends ta voix claire et réduis le bruit ambiant avec des écouteurs ou un microphone externe.
• Éclairage - cette variable a le pouvoir d'améliorer considérablement ou de détruire ton apparence. Dans certains cas, cela peut même ne pas être un facteur important, mais s'il s'agit d'une réunion sérieuse ou d'un entretien d'embauche, par exemple, cela aura beaucoup d'influence. Des lumières LED, à un prix abordable, feront toute la différence.
• Connexion par câble - le Wifi, même dans les zones les mieux desservies du pays et du monde, n'est pas toujours fiable et les communications par appel vidéo nécessitent beaucoup de bande passante. Pour garantir que ta caméra ne se fige pas lorsque tu fais une présentation, il est préférable de trouver un câble pour connecter l'ordinateur directement au routeur.

3 – Préparez-vous.

Au bureau, il n'était pas nécessaire de se préparer beaucoup pour une réunion, il suffisait de quitter le bureau et d'aller dans la salle de réunion. À la maison, la situation est différente. Il y a quelques précautions à prendre :

• Garde ton ordinateur, ton téléphone, tes écouteurs et tes lumières prêts à l'emploi. Avant d'aller dormir, laisse tout charger pour ne pas avoir de mauvaises surprises aux moments où tu en as besoin.
• Les interruptions constantes sont irritantes et diminuent ta productivité et ton professionnalisme. Pour les éviter, désactive les sonneries, alarmes et notifications sur tous tes appareils. Mets un panneau de ne pas déranger sur la porte de la pièce où tu travailles. Assure-toi que tu n'as pas programmé de livraisons pendant les horaires des réunions les plus importantes.

Certains aiment plus que d'autres. Mais les vidéoconférences sont là pour rester, que nous retournions physiquement au bureau ou en cours. En adoptant ces pratiques, tu vas améliorer ta performance et te démarquer dans ton travail en ligne !