Si leíste nuestros últimos artículos sobre Zoom, ya sabes cómo instalarlo y cómo usar sus herramientas. Para finalizar este "minicurso" sobre cómo tener reuniones en línea, solo falta abordar las buenas prácticas en una reunión de Zoom. Las reuniones en línea no son iguales a las presenciales y, especialmente si son de trabajo, hay ciertos comportamientos que debes tener para que transcurran sin sobresaltos. Existen más distracciones y es fácil perder el enfoque. Aunque puede ser divertida la escena del perro o del hijo de uno de los participantes de la conferencia entrando en la sala, puede ser inoportuna y cortar una línea de pensamiento. Lee con atención las buenas prácticas durante una reunión de Zoom:

1 - Preparación

Antes de iniciar la reunión, confirma si tus equipos tecnológicos tienen batería, si tu conexión a internet está estable y si tus periféricos funcionan (micrófono y cámara). Debes hacerlo previamente para que tus colegas no estén esperando que resuelvas esos problemas durante la conferencia.

2 - Elegir el lugar ideal

Como se mencionó anteriormente, tener personas entrando y saliendo de la sala donde estás reunido puede crear distracciones. Encuentra una habitación de tu casa donde puedas instalarte durante el tiempo de la reunión. Debe ser un lugar tranquilo, silencioso y con buena iluminación.

3 - Micrófono sin sonido

Esta es una de las prácticas más importantes en videoconferencias. Si no es tu turno de hablar, silencia tu micrófono. A nadie le gusta escuchar ese murmullo de fondo causado por el sonido encendido durante las reuniones.

4 - Conexión de la cámara

No hay nada peor que hablar a cuadraditos negros con nombres. Enciende la cámara y deja que el orador sepa que estás interesado en escuchar la reunión. Este simple paso dinamizará la videoconferencia y creará más involucramiento con la "audiencia".

5 - Fondo Virtual y apariencia

Ya sabemos por experiencia que es más difícil mantener el foco en una reunión online que en una presencial. Para reducir al máximo las distracciones, debes poner un fondo virtual neutro para que los demás participantes no se distraigan mirando la decoración de tu casa. Por último, no te olvides de estar presentable - a pesar de ser una videoconferencia, ¡la gente puede verte!

El zoom llegó para quedarse - las grandes empresas ya están adoptando el régimen de trabajo semi-presencial o incluso 100% remoto post-pandemia Covid19. Este cambio de paradigma requiere que las personas dominen las tecnologías para que el trabajo sea lo más productivo posible. Con los consejos que dimos en los tres últimos artículos tienes todo lo que necesitas para dominar las reuniones online. ¡Buen trabajo!